Datenschutzerklärung

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig - Transparenz über unseren Umgang mit Ihren Daten

Einleitung und Verantwortliche Stelle

Wir bei ultharomexa nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, verarbeiten und nutzen, wenn Sie unsere Plattform für Cash Flow Management verwenden. Als verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ultharomexa mit Sitz in der Hauptstraße 123A, 76316 Malsch, Deutschland, für die Verarbeitung Ihrer Daten zuständig.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
E-Mail: datenschutz@ultharomexa.com
Telefon: +49 4141 786800
Post: ultharomexa Datenschutz, Hauptstraße 123A, 76316 Malsch, Deutschland

Art und Umfang der Datenerhebung

Registrierungsdaten

Bei der Anmeldung erfassen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ein sicher verschlüsseltes Passwort sowie optional Ihre Telefonnummer. Diese Daten sind erforderlich, um Ihnen Zugang zu unserer Cash Flow Management Plattform zu gewähren und Ihr Konto zu verwalten.

Finanzdaten

Für die Funktionalität unserer Plattform verarbeiten wir Ihre Finanztransaktionen, Kontostände, Budgetinformationen und Cash Flow Analysen. Alle Finanzdaten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für die von Ihnen gewünschten Services verwendet.

Technische Daten

Wir sammeln automatisch Informationen über Ihr Gerät, Ihren Browser, die IP-Adresse und Nutzungsstatistiken. Diese Daten helfen uns dabei, die Sicherheit zu gewährleisten und unsere Services kontinuierlich zu verbessern.

Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich für legitime Geschäftszwecke verarbeitet. Die Hauptzwecke umfassen die Bereitstellung unserer Cash Flow Management Services, die Kontoverwaltung, die Kommunikation mit Ihnen sowie die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

Bereitstellung und Optimierung unserer Finanzmanagement-Tools
Verarbeitung Ihrer Finanztransaktionen und Erstellung von Analysen
Kundenservice und technischer Support
Sicherheitsüberwachung und Betrugsprävention
Erfüllung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen
Verbesserung unserer Services durch anonymisierte Nutzungsanalysen

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf verschiedenen Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO. Bei der Registrierung und Nutzung unserer Services basiert die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie auf der Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und ultharomexa (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Für die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere im Finanzsektor, verarbeiten wir Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus können berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) eine Rolle spielen, etwa bei der Verbesserung unserer Services oder der Sicherheitsgewährleistung.

Datenweitergabe und Empfänger

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist für die Erbringung unserer Services erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben. In bestimmten Fällen arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen, die uns bei der Bereitstellung unserer Services unterstützen.

Zu diesen Dienstleistern gehören Zahlungsdienstleister für die sichere Abwicklung von Transaktionen, Cloud-Anbieter für die sichere Datenspeicherung sowie spezialisierte IT-Sicherheitsunternehmen. Alle diese Partner sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag und unter Einhaltung der DSGVO zu verarbeiten.

Bankensicherheit

DSGVO-konforme Partner

Verschlüsselte Übertragung

Regelmäßige Audits

Ihre Rechte als betroffene Person

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.

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Berichtigung

Unrichtige Daten können Sie jederzeit korrigieren lassen oder selbst in Ihrem Profil aktualisieren.

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Löschung

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

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Einschränkung

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Datenübertragung

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten Format zu erhalten und zu übertragen.

Widerspruch

Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie Widerspruch einlegen.

Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Wir setzen modernste technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung zu schützen. Alle Datenübertragungen erfolgen über verschlüsselte Verbindungen (SSL/TLS), und wir verwenden starke Verschlüsselungsalgorithmen für die Datenspeicherung.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen umfassen regelmäßige Sicherheitsaudits, Penetrationstests und die kontinuierliche Überwachung unserer Systeme. Alle Mitarbeiter werden regelmäßig in Datenschutz und Datensicherheit geschult und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wir befolgen die höchsten Sicherheitsstandards der Finanzbranche und sind ISO 27001 zertifiziert.

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten routinemäßig und sicher gelöscht, es sei denn, Sie haben einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt.

Spezifische Aufbewahrungszeiten:
• Vertragsdaten: 10 Jahre nach Vertragsende (HGB)
• Finanztransaktionen: 6 Jahre (AO)
• Kommunikationsdaten: 3 Jahre nach letztem Kontakt
• Technische Logs: 12 Monate
• Marketing-Einwilligungen: Bis zum Widerruf

Internationale Datenübertragungen

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union. In Ausnahmefällen kann es erforderlich sein, Daten an Dienstleister außerhalb der EU zu übertragen, beispielsweise für spezialisierte IT-Services. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, entweder durch Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission oder durch geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.

Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität zu gewährleisten und Ihre Nutzererfahrung zu verbessern. Essenzielle Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und werden ohne Ihre Einwilligung gesetzt. Für alle anderen Cookies holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein, die Sie jederzeit widerrufen können.

Wir verwenden Analyse-Cookies, um die Nutzung unserer Website zu verstehen und zu verbessern, sowie Funktions-Cookies für erweiterte Features wie die Speicherung Ihrer Präferenzen. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit in Ihrem Benutzerkonto anpassen oder über die Cookie-Einstellungen Ihres Browsers verwalten.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um Änderungen in unseren Services oder rechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail informieren oder beim nächsten Login auf die Änderungen hinweisen.

Letzte Aktualisierung: 15. März 2025
Version: 3.2

Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Unser Datenschutzteam steht Ihnen gerne zur Verfügung. E-Mail: info@ultharomexa.com Telefon: +49 4141 786800 Postadresse: ultharomexa, Hauptstraße 123A, 76316 Malsch, Deutschland Sie haben auch das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten nicht rechtmäßig erfolgt.